Excel cenovnik ili B2B portal: kada je vreme za prelazak

Ako ste veleprodaja, distributer ili proizvođač, možda radite ovako: jednom mesečno, ili kad se nešto promeni, pošaljete kupcima cenovnik u Excelu ili PDF-u. Kupci ga otvore, izaberu šta im treba i naruče telefonom, mejlom ili porukom na Viberu. Neko u kancelariji to zapiše, proveri lager i javi šta nema.

Po našem mišljenju, taj sistem nije loš. Ali kad firma raste, može da počne da pravi više posla nego što ga rešava. U ovom tekstu iskreno poredimo Excel cenovnik i B2B portal: kada je Excel sasvim dovoljan, po čemu se vidi da ste ga prerasli, šta portal menja, šta ne menja i kako se prelazi bez rizika.

Kada je Excel cenovnik sasvim dovoljan

Ne treba svakoj firmi portal. Po našem mišljenju, Excel ili PDF cenovnik je dobro rešenje kada važi većina od sledećeg:

• Kupaca je malo i sa svima se znate lično
• Katalog je kratak, staje na nekoliko strana i retko se menja
• Cene su stabilne, nova verzija ide par puta godišnje
• Uslovi su isti za sve, ili postoji nekoliko jednostavnih kategorija kupaca
• Porudžbine su retke i velike, pa jedan poziv mesečno nije problem
• Jedna osoba u kancelariji stigne sve da obradi bez prekovremenog rada

U takvoj situaciji portal bi, po našem mišljenju, bio preveliko rešenje. Preporučujemo da uložite malo vremena u uredan cenovnik: jasne šifre, kolonu za pakovanje i minimalnu količinu, datum važenja na vrhu i jednu osobu koja je zadužena za izmene.

Gde Excel počinje da puca

Ovo su situacije na koje preporučujemo da obratite pažnju kako firma raste. Svaka za sebe može da deluje kao „sitnica”.

U opticaju je više verzija cenovnika

Kad pošaljete novi cenovnik, stari ne nestaje sam od sebe. Može da ostane u mejlu kupca, u Viber grupi, odštampan pored kase. Ako kupac naruči po ceni od prošlog meseca, morate da objašnjavate razliku ili da je progutate.

Fajl poslat kao prilog postaje kopija koju više ne kontrolišete. Excel ima zajednički rad na istom fajlu, ali prema Microsoft podršci, za to se radna sveska postavlja na OneDrive i deli sa drugima. To je alat za saradnju unutar tima, a ne način da desetine kupaca uvek imaju tačnu verziju sa svojim cenama.

Svaki kupac ima svoje cene i rabate

Zamislite ovaj tok: na početku svi imaju isti cenovnik. Onda veliki kupac dobije dodatni rabat, lanac prodavnica posebne cene za deo asortimana, a novi kupac probni popust. Tako nastaju glavni cenovnik i niz izvedenih tabela, koje treba ažurirati ručno svaki put kad se promeni nabavna cena.

Ako ovo rešavate jednim fajlom sa skrivenim kolonama ili zaštićenim listovima, budite oprezni: prema Microsoft podršci, zaštita radnog lista nije zamišljena kao bezbednosna funkcija, nego samo sprečava izmenu zaključanih ćelija. Ako u fajlu postoje cene drugih kupaca, preporučujemo da ga ne šaljete napolje, ni sakrivene ni zaključane.

Niko ne zna stanje lagera bez telefona

Cenovnik pokazuje cenu, ne i da li roba postoji. Ako kupac želi da zna stanje, mora da pita, ili naruči pa sazna da nema. U oba slučaja neko iz vaše firme troši vreme na proveru, a kupac čeka.

Porudžbine se prekucavaju

Ako porudžbina stiže kao poruka „isto kao prošli put, samo duplo deterdženta”, kao fotografija papira ili kao tabela koju je kupac sam prepravio, neko mora da je prevede u šifre i količine i ukuca u program. Svako prekucavanje je prilika za grešku u šifri, količini ili ceni. Kako da izračunate koliko vas tačno košta ručni rad sa podacima, pokazali smo u tekstu ručni unos proizvoda na sajt.

Naručuje se samo kad se javite

Ako vlasnik prodavnice naruči kad zatvori radnju, a vaša kancelarija tada ne radi, poruka čeka do jutra. Tada jutro počinje porukama koje treba razvrstati pre nego što magacin krene da sprema robu.

Komercijalista je jedina veza

Ako komercijalisti na terenu zapisuju porudžbine u blok ili telefon i šalju ih uveče, sve zavisi od njih. Ako je komercijalista na odmoru ili bolovanju, kupac ne zna kome da se obrati. Ako on ima noviji cenovnik od kupca, ili obrnuto, nastaju nesporazumi oko cene. Šta komercijalistima treba na terenu opisali smo u tekstu aplikacija za komercijaliste na terenu.

Excel ne prestaje da radi. Prestaje da bude jedno mesto istine, jer se kopira, menja i šalje dalje.

Šta B2B portal menja

B2B portal je zatvoreni sistem za naručivanje u koji se prijavljuju samo vaši poslovni kupci. Detaljno smo opisali šta portal treba da ima u tekstu B2B portal za maloprodaje, pa ovde samo ono što je bitno za poređenje sa Excelom:

• Jedna verzija cena. Kupac ne dobija fajl, nego se prijavljuje. Kada promenite cenu, menja se za sve u isto vreme i stara verzija ne postoji.
• Svako vidi svoje uslove. Cene i rabati se prikazuju po kupcu, bez posebnih tabela koje neko održava ručno.
• Stanje lagera je vidljivo. Kupac pre porudžbine vidi šta može da dobije, bez poziva.
• Naručuje se 24/7. Porudžbina stiže kad kupcu odgovara, a ujutru je već u sistemu, sa ispravnim šiframa.
• Istorija porudžbina. Kupac i vi vidite šta je naručeno i kada, a prethodna porudžbina može da posluži kao osnova za novu.
• Komercijalista radi sa istim podacima. Ako ima pristup portalu, na terenu vidi iste cene i lager kao kupac.

Ako artikle, cene ili lager dobijate od dobavljača, portal može da ih preuzima automatski, preko API-ja ili fajla koji dobavljač redovno objavljuje. Kako to radi objasnili smo u tekstu kako automatski preuzeti proizvode od dobavljača.

Excel cenovnik i B2B portal: poređenje

	Excel / PDF cenovnik	B2B portal
Aktuelnost cena	Važi dok ne pošaljete novu verziju	Uvek trenutna cena, jedna verzija
Cene i rabati po kupcu	Posebne tabele ili ručni obračun	Prikazuju se automatski posle prijave
Stanje lagera	Kupac zove da pita	Vidi se pre porudžbine
Način naručivanja	Telefon, mejl, Viber, komercijalista	Kupac sam, iz kataloga, a stari kanali mogu da ostanu
Vreme naručivanja	Kad neko u kancelariji radi	Bilo kada
Prekucavanje porudžbina	Da, za svaku porudžbinu	Ne, porudžbina nastaje u sistemu
Istorija porudžbina	Rasuta po mejlovima i porukama	Na jednom mestu, za kupca i za vas
Ulaganje na početku	Skoro nikakvo	Izrada portala i sređivanje podataka
Održavanje	Ručno, raste sa brojem kupaca	Održavanje sistema i podataka
Najbolje za	Malo kupaca, kratak katalog, stabilne cene	Mnogo kupaca, veliki katalog, česte porudžbine

Znaci da ste prerasli Excel

Prođite kroz ovu listu iskreno. Naš savet je: ako prepoznajete tri ili više stavki, ozbiljno razmislite o portalu.

Obratite pažnju i na to koliko ljudi radi samo na ovome. Ako jedna osoba u kancelariji veći deo dana prima, razvrstava i prekucava porudžbine, to je posao koji portal može najdirektnije da smanji.

Šta B2B portal ne rešava

Portal nije čarobni štapić, pa evo šta po našem mišljenju ostaje isto.

• Netačan lager. Ako stanje u programu nije tačno, kupac će na portalu videti pogrešno stanje. Po našem mišljenju, to je gore nego da ga ne vidi, jer mu je portal pokazao da roba postoji.
• Nejasni uslovi sa kupcima. Portal može da prikaže rabat samo ako je jasno dogovoren i zapisan. Dogovori „na reč” moraju prvo da se pretvore u pravila.
• Isporuka i magacin. Porudžbina stiže brže i čistije, ali roba se i dalje sprema, pakuje i vozi kao i ranije.
• Navike kupaca. Neki kupci možda će i dalje zvati. To je u redu, i preporučujemo da za njih telefon ostane.
• Odnos sa kupcem. Pregovori, reklamacije i dogovor oko posebnih uslova ostaju posao ljudi.
• Fakturisanje samo po sebi. Prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, obavezu izdavanja elektronske fakture imaju subjekti privatnog sektora po osnovu međusobnih transakcija. Portal tu obavezu ne menja. Ono što može da uradi je da porudžbina stigne u vaš program kao uredan podatak, pa se ne prekucava pre fakture. Da li i kako vaš program to podržava, proverite sa knjigovođom i dobavljačem programa.

Kako preći sa Excela na portal, korak po korak

1. Prvo sredite podatke

Po našem mišljenju, ovo je najvažniji i najmanje zanimljiv korak. Pre bilo kakvog portala preporučujemo da imate:

• Jedinstvene šifre artikala, iste u cenovniku, programu i magacinu
• Jedan glavni cenovnik iz kog se izvode sve ostale cene
• Zapisani uslovi po kupcu: rabat, posebne cene, minimalne količine, uslovi plaćanja
• Tačan lager, ili bar jasno pravilo šta se prikazuje kupcu (na primer samo „ima / nema”)
• Ažurna lista kupaca sa kontakt osobom koja naručuje

Excel je ovde koristan alat. Tokom sređivanja preporučujemo da proverite koliko različitih verzija istog podatka zapravo imate.

2. Odaberite nekoliko kupaca za početak

Ne otvarajte portal svima odjednom. Krenite sa nekoliko kupaca koji naručuju redovno i spremni su da probaju nešto novo. Tako greške u podacima i nejasnoće u portalu mogu da se pronađu pre nego što ih vide svi.

3. Neka telefon i dalje radi

Naš savet je da prelazak bude ponuda, a ne obaveza. Kupac koji može da naruči i na stari način nema razloga da se oseti odbačenim. Kada vidi da na portalu ima tačno stanje i svoje cene, ima razlog da pređe sam.

4. Uključite komercijaliste

Komercijalisti mogu kupcima da pokažu portal uživo, u prodavnici. Zato preporučujemo da im prvo objasnite korist i date im svoj pristup, kako portal ne bi doživeli kao pretnju.

5. Pratite šta se dešava i dograđujte

Posle prvih nedelja pogledajte koliko porudžbina stiže preko portala, šta kupci najčešće pitaju i gde zastaju. Tek onda proširite portal na sledeću grupu kupaca. Kako izgleda razlika između običnog webshopa i sistema za poslovne kupce, opisali smo u tekstu B2B vs B2C webshop.

Excel ne mora da nestane

Prelazak na portal ne znači da Excel izbacujete iz firme. I dalje može da bude alat za analizu, pripremu podataka ili izveštaje u kancelariji. Prema Microsoft podršci, jedan radni list ima 1.048.576 redova i 16.384 kolone, pa bi katalog morao da ima više od milion artikala da bi broj redova postao ograničenje. Problem je što cenovnik u Excelu putuje do kupaca kao kopija.

Razlika je u ulozi: Excel postaje alat za vas, a kupcima ne šaljete fajl, nego pristup jednom mestu gde su podaci uvek tačni. Šire o tome šta u firmi ima smisla automatizovati, a šta ne, pisali smo u tekstu automatizacija poslovanja za male i srednje firme.

Povezani članci

• B2B vs B2C webshop: 8 razlika koje treba znati pre izrade
• Aplikacija za komercijaliste na terenu: porudžbine sa telefona umesto bloka i Excela
• Automatizacija poslovanja za male i srednje firme: šta prvo automatizovati (i šta ne)

Niste sigurni da li vam portal treba?

Recite nam koliko kupaca imate, kako vam sada stižu porudžbine i odakle dolaze cene i lager. Iskreno ćemo vam reći da li je za vas dovoljan uređen Excel ili je vreme za portal. Kako pravimo B2B portale pogledajte na stranici B2B portal za veleprodaju.