Automatizacija poslovanja za male i srednje firme: šta prvo automatizovati (i šta ne)

U većini malih i srednjih firmi posao ne staje zbog nedostatka kupaca. Staje zato što neko prepisuje. Porudžbina stigne na Viber, neko je prepiše u Excel, pa u program za fakture, pa javi magacinu. Dobavljač pošalje novi cenovnik, neko ga ručno prenese. Kupac pita da li ima robe, neko ide da proveri.

Svaki od tih koraka deluje sitno. Zajedno pojedu dane, a greške iz njih kupac vidi kao vaše greške. U ovom tekstu objašnjavamo kako da prepoznate šta treba automatizovati, kojim redom i šta je bolje ostaviti ljudima.

Kako da prepoznate posao koji treba automatizovati

Nije svaki dosadan posao kandidat za automatizaciju. Dobar kandidat ima većinu od ovih osobina:

• Ponavlja se. Radi se svaki dan ili više puta nedeljno, uvek na isti način.
• Pravila su jasna. Možete ga opisati kao „ako se desi ovo, uradi ono”. Ako odluka zavisi od procene iskusnog čoveka, automatizacija je teža.
• Greške su skupe. Pogrešna cena, pogrešna količina, zaboravljena porudžbina, faktura sa pogrešnim podacima.
• Više ljudi prepisuje isti podatak. Ako se ista porudžbina kuca tri puta u tri programa, to je najjasniji znak.

Najbolji test je jednostavan: pitajte ljude koji taj posao rade šta ih najviše nervira. Odgovor je skoro uvek neko prepisivanje.

Jednostavan način da odredite prioritet

Kada napravite spisak, ne krećite od onoga što najviše smeta vlasniku. Krenite od onoga što firmu najviše košta. Za svaki proces zapišite tri broja:

1. Koliko puta nedeljno se radi
2. Koliko minuta traje jednom
3. Šta košta jedna greška: izgubljen kupac, prodaja po staroj ceni, vraćena roba, sati ispravljanja

Prva dva broja pomnožena daju vreme nedeljno. Treći broj često je važniji od prva dva: posao od pet minuta nedeljno u kom jedna greška znači pogrešnu fakturu velikom kupcu može da bude veći prioritet od posla koji traje satima, a greška u njemu ne košta ništa.

Ne treba vam tačna računica. Treba vam spisak poređan po redu. Ako želite da precizno izmerite vreme za jedan konkretan posao, metod nedeljnog beleženja smo opisali u tekstu Ručni unos proizvoda na sajt: koliko vas zaista košta.

Šta se najčešće automatizuje, po oblastima

Proces	Znak da ga treba automatizovati	Primer rešenja
Porudžbine	Stižu mejlom, Viberom i telefonom, pa se prepisuju u Excel	Kupci naručuju sami preko portala ili webshopa, porudžbina ide pravo u sistem
Katalog i cene	Cenovnik dobavljača se ručno prenosi, cene na sajtu kasne	Automatski uvoz od dobavljača preko API-ja ili feeda
Lager	Kupci i komercijalisti zovu da pitaju da li ima robe	Stanje se prikazuje na sajtu ili portalu i osvežava se samo
Ponude	Svaka ponuda se pravi od nule u Wordu ili Excelu	Ponuda se generiše iz kataloga i cena kupca, jednim klikom
Komunikacija sa kupcima	Potvrde porudžbina i podsetnici se šalju ručno ili se zaborave	Automatska potvrda, obaveštenje o slanju, podsetnik za plaćanje
Administracija	Podaci iz porudžbina se kucaju u program za fakture	Porudžbine se prenose u knjigovodstveni program bez prekucavanja
Izveštaji	Neko svakog ponedeljka spaja tabele da bi se videla prodaja	Izveštaj se pravi sam iz podataka koji već postoje

Prodaja i porudžbine

Ovo je obično najveći dobitak. Dokle god porudžbine stižu na pet kanala, neko mora da ih sabere. Kada kupci naručuju sami, kroz B2B portal ili webshop, porudžbina nastaje već u sistemu. Niko je ne prepisuje i ne može da se izgubi u četu.

Ako imate komercijaliste na terenu, isto važi i za njih: porudžbina iz bloka ili telefona je još jedno prepisivanje. O tome smo detaljnije pisali u tekstu aplikacija za komercijaliste na terenu.

Katalog i cene

Ako prodajete tuđu robu, katalog dobavljača je posao koji nikad ne prestaje. Kako se katalog dobavljača povezuje sa sajtom, koja pravila treba odrediti pre prvog uvoza i gde se greši, objasnili smo u tekstu kako automatski preuzeti proizvode od dobavljača.

Komunikacija sa kupcima

Potvrda porudžbine, obaveštenje da je roba poslata, podsetnik da faktura dospeva. To su poruke sa jasnim pravilima i ne treba da zavise od toga da li se neko setio. Preporučujemo da automatske poruke budu kratke i da uvek imaju kontakt žive osobe, za slučaj da kupac ima pitanje.

Administracija i fakture

Fakture između firmi u Srbiji idu kroz državni sistem. Prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, subjekti privatnog sektora u međusobnim transakcijama obavezno koriste Sistem elektronskih faktura (SEF), kome pristupaju neposredno ili preko informacionog posrednika.

To znači da sama faktura već jeste elektronska. Ono što u mnogim firmama ostaje ručno je put do nje: podaci iz porudžbine se prekucavaju u program iz kog se faktura izdaje. Preporučujemo da sa knjigovođom i dobavljačem programa proverite da li porudžbine mogu da se prenose automatski, pa tek onda razmišljate o većim promenama.

Izveštavanje

Ako neko svake nedelje ručno spaja tabele da bi vlasnik video prodaju po kupcu ili artiklu, to je znak da podaci postoje, ali na pogrešnim mestima. Kada su porudžbine, kupci i cene u jednom sistemu, izveštaj je samo pogled na podatke, a ne poseban posao.

Gotovi alati ili rešenje po meri

Ne mora sve odmah da bude aplikacija. Za mnoge firme prvi korak je uredna tabela.

Excel, Google Sheets i gotovi alati su dovoljni kada:

• posao radi jedna ili dve osobe
• podaci žive na jednom mestu
• pravila su jednostavna i retko se menjaju
• niko van firme ne treba da vidi ili unosi podatke

I u tabelama ima prostora za automatizaciju. Na primer, prema Google dokumentaciji, Apps Script je platforma kojom se automatizuju zadaci u Google proizvodima, a automatizacije se pokreću iz menija, dugmetom, akcijom korisnika ili po vremenskom rasporedu.

Integracija ili web aplikacija po meri ima smisla kada:

• su podaci u više sistema (sajt, Excel, program za fakture, mejl) i isti podatak se prenosi ručno
• imate posebna B2B pravila: cene i rabate po kupcu, minimalne količine, različite uslove plaćanja
• sistem koristi mnogo ljudi sa različitim ulogama: kancelarija, magacin, komercijalisti, kupci
• gotov alat traži da promenite način rada da biste se uklopili u njega

Tada se pravi web aplikacija po meri ili B2B portal, koji se uklapa u vaš proces, umesto da proces savijate prema alatu. Razlike između prodaje firmama i krajnjim kupcima opisali smo u tekstu B2B ili B2C webshop.

Kako da počnete

1. Nacrtajte proces na papiru

Pre bilo kakvog alata, zapišite korake: odakle podatak dolazi, ko ga dira, gde završava. Bez strelica koje „trebalo bi da” postoje, samo kako je stvarno danas. Često se već tu vidi da se isti podatak kuca dva ili tri puta.

Primer kako to izgleda za jednu porudžbinu:

1. Kupac pošalje porudžbinu na Viber.
2. Prodavac je prepiše u Excel i proveri cenu u cenovniku.
3. Neko pozove magacin da proveri da li ima robe.
4. Porudžbina se ponovo kuca u program za fakture.
5. Kupcu se ručno javlja kada roba krene.

Pet koraka, tri prepisivanja, jedan telefonski poziv. Svako prepisivanje je mesto gde može da se pogreši šifra, količina ili cena. Kada je proces ovako zapisan, odmah se vidi gde je najveći gubitak: ne u samom unosu, nego u tome što se isti podatak unosi više puta, na različitim mestima, od strane različitih ljudi.

2. Jedan proces, ne cela firma

Najčešća greška je pokušaj da se odjednom „digitalizuje sve”. Izaberite jedan proces sa vrha spiska, rešite ga do kraja i pustite ga da radi nekoliko nedelja. Tek onda sledeći.

3. Izmerite pre i posle

Zapišite koliko posao traje danas i koliko grešaka nastaje. Bez toga ne znate da li je automatizacija pomogla, a ni gde dalje.

4. Uključite ljude koji taj posao rade

Oni znaju izuzetke koje vlasnik ne vidi: kupca koji uvek naručuje telefonom, artikal koji se računa drugačije, dobavljača koji kasni sa cenovnikom. Ako ih preskočite, sistem će raditi na papiru, a oni će nastaviti da vode svoju tabelu sa strane.

Ako sve ovo planirate zajedno sa novim sajtom, pogledajte i spisak šta pripremiti pre izrade sajta.

Šta ne treba automatizovati

• Procese koji se menjaju svake nedelje. Ako se pravila stalno menjaju, svaka promena znači i izmenu sistema. Sačekajte da se proces ustali.
• Retke poslove. Nešto što radite dva puta godišnje retko se isplati automatizovati. Dovoljni su dobro uputstvo i podsetnik u kalendaru.
• Odnos sa kupcem. Pregovori, reklamacije, dogovori sa važnim kupcima, poziv kad nešto krene loše. Automatizacija treba da oslobodi vreme za te razgovore, a ne da ih zameni.
• Odluke koje zahtevaju procenu. Sistem može da pripremi podatke i predlog, ali odluku o popustu za posebnog kupca neka i dalje donosi čovek.

Rizici o kojima se retko priča

Automatizacija rešava jedan rizik, ručne greške, ali može da otvori nove. Na tri stvari obratite pažnju od prvog dana.

Zavisnost od jedne osobe ili jednog alata. Ako samo jedan čovek zna kako tabela sa makroima radi, ili ako je ceo posao vezan za jedan servis bez mogućnosti izvoza podataka, firma je ranjiva. Preporučujemo da postoji kratko pisano uputstvo i da podaci uvek mogu da se izvezu u standardnom formatu.

Bezbednost pristupa. Kada sistem koriste kupci i komercijalisti, svako treba da ima svoj nalog i da vidi samo ono što mu treba. Prema CISA, američkoj agenciji za sajber bezbednost, višefaktorska autentifikacija dodaje sloj zaštite jer traži dva ili više načina potvrde identiteta, a firmama preporučuje da je uvedu gde god je moguće, počevši od administratorskih naloga i zaposlenih koji rade sa osetljivim podacima.

Rezervne kopije. Kad su svi podaci na jednom mestu, gubitak tog mesta je veći problem nego ranije. CISA u vodiču za zaštitu od ransomware napada preporučuje da se čuvaju šifrovane rezervne kopije važnih podataka van mreže i da se redovno proverava da li mogu da se vrate.

Povezani članci

• Kako automatski preuzeti proizvode, cene i slike od dobavljača
• Ručni unos proizvoda na sajt: koliko vremena i grešaka vas zaista košta
• B2B portal za maloprodaje: kako da kupci sami naručuju od vas

Ako ne znate odakle da krenete

Nije potrebno da unapred znate koji alat vam treba. Dovoljno je da znate koji posao vas najviše usporava. Opišite nam jedan proces, odakle podatak dolazi, ko ga prepisuje i gde završava, pa ćemo ga zajedno rasporediti na korake i reći vam šta realno može da se automatizuje, a šta je bolje ostaviti kako jeste.

Pošaljite nam upit →